🎯 CEL SZKOLENIA

Celem szkolenia jest praktyczne przygotowanie uczestników do prawidłowego rozliczania refakturowania na gruncie VAT, podatków dochodowych, KSeF, JPK oraz ewidencji księgowej. Uczestnicy nauczą się odróżniać refakturę od zwrotu kosztów, noty obciążeniowej, elementu kalkulacyjnego wynagrodzenia oraz świadczenia kompleksowego. Szkolenie ma pomóc w prawidłowym ustalaniu stawki VAT, momentu powstania obowiązku podatkowego, zasad odliczenia VAT, momentu rozpoznania przychodu i kosztu, a także w unikaniu typowych błędów przy refakturowaniu mediów, usług pocztowych, transportu, benefitów pracowniczych, kosztów zagranicznych oraz usług wewnątrzgrupowych. Program obejmuje również praktyczne aspekty dokumentowania refaktur w KSeF, ujmowania ich w JPK_V7 oraz wykorzystania checklisty w codziennej pracy.

Szkolenie na żywo 10 czerwca 2026 roku o godzinie 9-13.00. Szkolenie jest nagrywane i dostęp do nagrania jest przez rok czasu lub w okresie wykupionej subskrypcji.

📌 CO ZYSKASZ?

• 💼 Zrozumienie jak refakturować koszty na inne podmioty
• ⏱️ Brak ryzyka nieprawidłowej stawki VAT
• 🔐Bezpieczeństwo podatkowe
• 🧠 Spokój i pewność działania

🔓 Wersja z dostępem na 12 miesięcy

• Wszystkie materiały w formie nagrań, dokumentów i PDF
• Możliwość korzystania przez cały zespół
• Stały dostęp do aktualizacji

Moduł 1 – Definicja i istota refakturowania

1.1  Pojęcie i mechanizm refakturowania

• Co to jest refakturowanie — potoczne vs. prawne rozumienie pojęcia
• Fikcja prawna nabycia i świadczenia usług — art. 8 ust. 2a ustawy o VAT
• Działanie we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej jako fundament mechanizmu
• Znaczenie umowy między stronami dla kwalifikacji prawnej

1.2  Zakres zastosowania — kiedy mamy do czynienia z refakturowaniem?

• Sytuacje, w których refakturowanie może mieć zastosowanie
• Refakturowanie a odsprzedaż, zwrot kosztów i element kalkulacyjny wynagrodzenia — różnice
• Kiedy mamy do czynienia z odrębną usługą / towarem, a kiedy z kosztem pomocniczym
• Świadczenie kompleksowe a możliwość wydzielenia składowych do osobnej refaktury

1.3  Przedmiot refakturowania

• Refakturowanie sensu stricte — usługi
• Refakturowanie mediów — energia, woda, gaz, internet, ogrzewanie, ścieki
• Refakturowanie innych towarów — paliwo, materiały, wyposażenie, części
• Przeniesienie kosztów eksploatacyjnych i opłat administracyjnych

1.4  Refakturowanie z marżą

• Czy refaktura musi być „jeden do jednego”?
• Dopuszczalność i skutki doliczenia marży przy refakturowaniu
• Konsekwencje marży dla stawki VAT i podstawy opodatkowania
• Marża a możliwość zachowania zwolnienia z VAT

1.5  Refakturowanie a zwrot kosztów

• Kiedy stosujemy refakturę, a kiedy notę obciążeniową / uznaniową?
• Wydatki niepodlegające refakturowaniu
  • Kary umowne i odszkodowania
  • Podatek od nieruchomości (kontrowersje w orzecznictwie)
  • Inne pozycje niemające charakteru wynagrodzenia za świadczenie
• Nota obciążeniowa jako dokument służący przerzuceniu wydatków na drugą stronę transakcji — zasady wystawiania i rozliczania
• Rozróżnienie refaktury od noty księgowej — konsekwencje dla VAT i podatków dochodowych

Moduł 2 – Refakturowanie na gruncie ustawy o VAT

2.1  Podstawa opodatkowania

• Co wchodzi do podstawy opodatkowania przy refakturowaniu
• Koszty dodatkowe, prowizje i marża — czy powiększają podstawę?
• Opłaty administracyjne, manipulacyjne i serwisowe
• Składowe świadczeń kompleksowych, których nie można odrębnie refakturować
• Czy można przenieść koszt bez VAT? — zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz kontrahenta (art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT)

2.2  Stawka VAT na refakturze

• Zasada ogólna: stosowanie stawki właściwej dla refakturowanej czynności
• Kiedy stosujemy tę samą stawkę co na fakturze pierwotnej
• Kiedy stawka na refakturze może (lub musi) być inna
• Usługi zwolnione z VAT — refakturowanie zwolnienia
  • Refakturowanie usług pocztowych — błąd stosowania zwolnienia (zwolnienie przysługuje wyłącznie Poczcie Polskiej jako operatorowi wyznaczonemu; refakturujący podmiot jest zwykłym pośrednikiem i powinien stosować stawkę 23%)
• Transakcje z oznaczeniem NP (niepodlegające opodatkowaniu w Polsce)
• Odwrotne obciążenie i import usług przy refakturowaniu
• Refakturowanie kosztów z faktury zagranicznej
• Najczęstsze błędy przy automatycznym przenoszeniu stawek VAT

2.3  Moment powstania obowiązku podatkowego

• Czy data faktury pierwotnej decyduje o dacie refaktury? — zasada ogólna i wyjątki
• Obowiązek podatkowy przy usługach refakturowanych — zasady ogólne vs. szczególne
• Media, najem, leasing i usługi ciągłe — szczególne reguły obowiązku podatkowego
• Refakturowanie kosztów po upływie dłuższego czasu
• Refaktura wystawiona z opóźnieniem — skutki w VAT
• Terminy wystawiania refaktur
• Wpływ refaktury na JPK_V7 i bieżące rozliczenie VAT

2.4  Odliczenie podatku naliczonego przy refakturowaniu

• Ogólne zasady odliczenia — związek z działalnością opodatkowaną
• Specyfika odliczenia przy usługach noclegowych i gastronomicznych (art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT) — brak prawa do odliczenia nawet przy refakturowaniu
• Refakturowanie usług zwolnionych z VAT a proporcja odliczenia (pre-współczynnik, współczynnik)
• Refakturowanie kosztów bez prawa do odliczenia VAT — konsekwencje i alternatywy

2.5  Refakturowanie w transakcjach międzynarodowych

• Miejsce świadczenia usług — reguły ogólne i szczególne przy refakturowaniu
• Refakturowanie usług na kontrahentów z UE i spoza UE
• Refaktura z oznaczeniem NP — kiedy i jak prawidłowo wykazać
• Reverse charge (odwrotne obciążenie) przy refakturowaniu usług nabytych za granicą
• Certyfikaty rezydencji i podatek u źródła — kiedy problem może się pojawić
• Refakturowanie kosztów podróży, noclegów, biletów i usług hotelowych w transakcjach zagranicznych
• Wykazywanie transakcji w JPK_V7 i informacji podsumowującej VAT-UE

Moduł 3 – Refakturowanie w podatkach dochodowych

3.1  Przychód podatkowy z tytułu refaktury

• Moment powstania przychodu — zasada ogólna i wyjątki
• Usługi pojedyncze vs. usługi rozliczane okresowo — kiedy i jak rozpoznać przychód
• Media i towary — odrębność momentu dostawy towarów i rozpoznania przychodu
• Refakturowanie bez marży — problem neutralności podatkowej; czy zawsze jest neutralne?
• Refakturowanie a działanie we własnym imieniu — wpływ na kwalifikację przychodu

3.2  Koszt podatkowy wynikający z faktury pierwotnej

• Zasada potrącalności kosztu — moment zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
• Koszty bezpośrednie vs. koszty pośrednie — różnica w momencie potrącenia
• Sytuacja, gdy refaktura i faktura pierwotna dotyczą różnych lat podatkowych
• Dokumentowanie kosztu przy refakturowaniu

3.3  Refakturowanie pozycji stanowiących NKUP

• Co zrobić, gdy refakturowany wydatek nie stanowi KUP po stronie nabywcy pierwotnego?
• Refakturowanie kosztów reprezentacji, kar umownych, grzywien
• Wydatki na usługi noclegowe i gastronomiczne — brak KUP a refakturowanie
• Wpływ kwalifikacji NKUP na podstawę opodatkowania VAT

3.4  Różnice kursowe wynikające z refaktur

• Kiedy różnice kursowe mogą się pojawić — refakturowanie kosztów zagranicznych
• Kurs waluty do wyceny refaktury — przepisy i praktyka
• Ujęcie różnic kursowych w przychodach i kosztach CIT/PIT
• Dokumentacja i ewidencja różnic kursowych przy refakturach

3.5  Refakturowanie a podatek u źródła (WHT)

• Kiedy przy refakturowaniu pojawia się problem podatku u źródła
• Refakturowanie należności licencyjnych, odsetek i usług niematerialnych
• Certyfikaty rezydencji — rola i znaczenie przy refakturach
• Odpowiedzialność płatnika przy refakturowaniu usług zagranicznych

Moduł 4 – Ujęcie księgowe i ewidencyjne

4.1  Ujęcie w księgach rachunkowych

• Model brutto — ujęcie przez przychody i koszty
  • Kiedy stosujemy model brutto
  • Wpływ na wynik finansowy i sprawozdanie
• Model netto — ujęcie przez konta rozrachunkowe
  • Kiedy stosujemy model netto (refakturowanie jako pośrednictwo)
  • Ujęcie na kontach rozrachunków i wpływ na bilans
• Rola polityki rachunkowości — wybór metody i jej dokumentowanie
• Możliwość wyboru modelu w zależności od charakteru transakcji
• Wpływ JPK_CIT na ujmowanie refaktur — nowe obowiązki raportowe

4.2  Refaktury a KSeF

• Jak dokumentować refaktury w Krajowym Systemie e-Faktur
• Czy refaktura jest szczególnym rodzajem faktury w rozumieniu KSeF?
• Opis transakcji na fakturze — jak prawidłowo oznaczyć refakturowaną usługę lub towar
• Problem rozbieżności między datą sprzedaży a datą wystawienia refaktury
• Znaczenie daty sprzedaży i daty wystawienia — różnice i konsekwencje
• Błędne stawki i korekty refaktur w KSeF

4.3  Ujęcie refaktur w JPK_V7

• Oznaczenia stosowane w JPK_V7 dla refaktur
• Wykazywanie refaktur w ewidencji sprzedaży i zakupu
• Refaktura wystawiona z opóźnieniem — ujęcie w JPK_V7 właściwego okresu
• Korekty refaktur i ich wpływ na pliki JPK

4.4  Refaktury na rzecz osób fizycznych a kasy fiskalne

• Kiedy refaktura na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności wymaga ewidencji kasowej
• Refaktura a paragon — czy zawsze potrzebna jest kasa fiskalna?
• Wyjątki i zwolnienia z obowiązku ewidencji na kasie

4.5  Refaktury w uproszczonych formach księgowości

• Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR) — ujęcie refaktur
• Ewidencja przychodów (ryczałt) — zasady ujęcia refaktur
• Aktualne orzecznictwo: refakturowanie mediów przy ryczałcie — kiedy nie jest przychodem?
  • Znaczenie odpowiednich zapisów umownych dla kwalifikacji prawnopodatkowej
  • Konsekwencje braku właściwych postanowień umownych

Moduł 5 – Problemy praktyczne

5.1  Refakturowanie kosztów najmu i mediów

• Energia elektryczna, woda, gaz, ścieki, ogrzewanie, internet — zasady refakturowania
• Media jako element usługi najmu (świadczenie kompleksowe) albo jako odrębna dostawa/usługa
• Znaczenie liczników i faktycznego zużycia dla kwalifikacji
• Wpływ zapisów umownych na opodatkowanie — jak skonstruować umowę najmu, by uniknąć wątpliwości
• Aktualne orzecznictwo: kiedy refakturowanie mediów nie jest przychodem najemcy przy ryczałcie
  • Znaczenie zapisów umownych o odrębnym rozliczeniu mediów
  • Praktyczne konsekwencje braku takich zapisów
• Stawka VAT dla mediów — przegląd aktualnych stawek
• Refakturowanie podatku od nieruchomości, opłat za śmieci, ochrony, sprzątania
  • Kontrowersje wokół podatku od nieruchomości — nota czy refaktura?
• Najczęstsze błędy przy refakturowaniu mediów

5.2  Benefity pozapłacowe współfinansowane przez pracowników

• Mechanizm współfinansowania benefitów — schemat transakcji
• Kwalifikacja podatkowa dopłaty pracownika: VAT, PIT pracownika, CIT pracodawcy
• Wątpliwości praktyczne — kiedy mamy do czynienia z refakturowaniem, a kiedy z potrąceniem z wynagrodzenia
• Stawka VAT na refakturze / korekcie benefitu — przegląd kategorii benefitów
• Karta Multisport, abonamenty medyczne, ubezpieczenia grupowe — specyfika każdego z nich
• Interpretacje i orzecznictwo — aktualne stanowisko organów

5.3  Refakturowanie usług pocztowych

• Dlaczego refakturowanie usług pocztowych ze stawką ZW jest błędem?
• Zwolnienie podmiotowe dla Poczty Polskiej jako operatora wyznaczonego — podstawa prawna
• Podmiot refakturujący jako zwykły nabywca i odsprzedawca — stawka 23%
• Skutki zastosowania błędnej stawki ZW — korekta i odpowiedzialność
• Usługi kurierskie a usługi pocztowe — ważne rozróżnienie

5.4  Refakturowanie transportu

• Kiedy transport może być refakturowany jako odrębna usługa?
• Kiedy koszt transportu powinien wejść w skład podstawy opodatkowania świadczenia głównego (art. 29a ust. 6 ustawy o VAT)?
• Stawka VAT przy refakturowaniu transportu — stawka własna usługi transportowej
• Refakturowanie kosztów transportu międzynarodowego — miejsce świadczenia
• Dokumentowanie refakturowania transportu — wymogi fakturowe

5.5  Refakturowanie usług objętych mechanizmem podzielonej płatności (MPP)

• Które usługi i towary objęte są obligatoryjnym MPP?
• Czy refakturowanie usługi objętej MPP skutkuje obowiązkiem zastosowania MPP na refakturze?
• Konsekwencje braku adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” na refakturze
• Odpowiedzialność nabywcy i wystawcy refaktury

5.6  Refakturowanie usług marketingowych i niematerialnych w grupie kapitałowej

• Refakturowanie usług marketingowych na spółkę powiązaną — schemat transakcji
• Refakturowanie kosztów ubezpieczenia w grupie kapitałowej
• Refakturowanie kosztów między spółkami z grupy — zasady cen transferowych
• Dokumentacja cen transferowych a refaktury wewnątrzgrupowe
• Refakturowanie kosztów M&A w grupach kapitałowych
  • Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS 0111-KDIB1-2.4010.511.2025.4.EWJ — omówienie problemu i niekorzystnego stanowiska organu
  • Praktyczne wnioski — jak structurować transakcję

5.7  Inne wybrane problemy praktyczne

• Refakturowanie kosztów zagranicznych — waluta, kurs, różnice kursowe
• Refakturowanie usług hotelowych i gastronomicznych — brak prawa do odliczenia VAT a obowiązek naliczenia podatku
• Refakturowanie kosztów paliwa — zasady i typowe błędy
• Refakturowanie usług IT i licencji — prawidłowe ustalenie miejsca świadczenia
• Omówienie wybranych interpretacji indywidualnych i wyroków sądów administracyjnych — bieżące problemy wyłonione z orzecznictwa